La documentation médicale, conservée sous forme électronique ou papier, se compose de la documentation individuelle et collective.
Lorsque vous parlez et écrivez à propos de la documentation, il convient de vous rappeler :
1) documentation individuelle - relative aux patients individuels utilisant les services de santé ;
2) documentation collective - se référant à tous les patients ou à des groupes spécifiques de patients utilisant les services de santé.
Il convient de noter que la documentation individuelle comprend :
1) documentation interne individuelle - destinée aux besoins de l'entité fournissant des services de santé
2) documentation individuelle externe - destinée aux besoins d'un patient utilisant les services de santé fournis par l'entité.
Documentation individuelle interne
Dans la documentation individuelle interne, une entrée est faite sur la délivrance de la documentation individuelle externe ou ses copies sont jointes. Chaque page de la documentation individuelle conservée sous forme papier porte au moins le prénom et le nom du patient. Dans le cas d'une impression à partir d'une documentation individuelle conservée sous forme électronique, chaque page de l'impression est marquée d'au moins le prénom et le nom du patient.
S'il n'est pas possible d'établir l'identité du patient, la documentation est marquée par "NN", indiquant la raison et les circonstances empêchant l'identification. La documentation individuelle interne comprend des copies de la documentation présentée par le patient ou les informations qu'elle contient sont importantes pour le processus de diagnostic, de traitement ou de soins infirmiers. Un document inclus dans la documentation interne individuelle ne peut pas en être retiré.
Le prestataire de soins fournit la documentation médicale
1) entités fournissant des services de santé, si cette documentation est nécessaire pour assurer la continuité des services de santé ;
2) les autorités publiques, la Caisse nationale de santé, les organes de l'autonomie des professions médicales et les consultants nationaux et provinciaux, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement par ces entités de leurs tâches, notamment de contrôle et de surveillance ;
3) les autorités et les équipes de pension d'invalidité pour l'arbitrage de l'invalidité, wlien avec les procédures qu'ils mènent ;
4) entités tenant des registres de services médicaux, dans la mesure nécessaire pour tenir les registres ;
5) les compagnies d'assurance, avec le consentement du patient ;
L'entité fournissant des services de santé conserve les dossiers médicaux pendant une période de 20 ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle la dernière inscription a été effectuée, à l'exception de:
1) les dossiers médicaux en cas de le décès d'un patient à la suite d'une blessure corporelle ou d'un empoisonnement, qui est conservé pendant 30 ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle le décès est survenu ;
2) Les photos radiographiques stockées en dehors de la documentation médicale du patient, qui sont conservées pendant une période de 10 ans, à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle la photo a été prise ;
3) les renvois pour examens ou prescriptions médicales, qui sont conservés pendant une durée de 5 ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle le service faisant l'objet du renvoi ou de la prescription a été fourni ;
4) les dossiers médicaux concernant les enfants de moins de 2 ans, qui sont conservés pendant une période de 22 ans.
Après l'expiration des périodes de conservation, l'entité fournissant des services de santé détruit la documentation médicale d'une manière qui empêche l'identification du patient auquel elle se rapporte.
Après l'expiration des délais de conservation, les dispositions émises en vertu de l'art. 5 s. 2 et 2b de la présente loi.
Ensuite, les documents d'archives sont mis à la disposition des unités organisationnelles et des citoyens (par exemple, les membres de la famille de la personne dont les dossiers médicaux ont été archivés) et à des fins scientifiques, culturelles, technologiques et économiques. L'accès aux documents d'archives pour les besoins ci-dessus est gratuit.
Base légale:
Loi du 14 juillet 1983 sur le fonds archivistique national et les archives (Journal officiel de 2011, n° 123, article 698 et n° 171, article 1016), Loi du 6 novembre 2008 relative aux droits des patients et au Médiateur pour les droits des patients (Journal officiel de 2012, point 159 modifié)