Pour les objectifs à long terme, vous avez besoin d'un plan pluriannuel, pour les objectifs à court terme - trimestriels et pour les objectifs actuels - mensuels, hebdomadaires, quotidiens. Qu'est-ce qui est vraiment important lors de la planification ? Voici les 6 étapes les plus importantes pour une planification efficace.

Les spécialistes de la gestion du temps conseillentla planificationl'actualité de le faire dans la perspective de la semaine, car la semaine donne un contexte plus large à nos activités. Que faut-il prendre en compte lors de l'organisation des tâches ?

Grâce au tableau des horaires, vous découvrirez que vous n'êtes pas obligé de tout faire ! Alors vous connaîtrez la joie de profiter de votre temps libre. Notre réussite personnelle et professionnelle dépend en grande partie de la façon dont nous organisons notre temps. Nous choisissons nous-mêmes la façon dont nous le dépensons, nous supportons également les conséquences de ces décisions. Pour bien nous gérer dans la durée, suivons la maxime de Stephen R. Covey : « Au lieu de se concentrer sur la bonne chose à faire, il faut concentrer son attention sur la bonne chose à faire. Nos décisions concernant l'utilisation du temps sont influencées par deux critères : l'urgence et l'importance. Nous accordons souvent de l'importance à trop de tâches. Mais une bonne hiérarchisation consiste à réaliser ce qui se trouve au plus dans notre hiérarchie de valeurs, et pas seulement à réagir à des questions urgentes. Comment les distinguer les uns des autres ? L'urgence est un critère lié au temps, à l'importance de nos objectifs. Un outil pratique qui montre la portée des activités et aide à identifier ce qui est vraiment important esttime board . La condition la plus importante pour une action et une planification efficaces est de se concentrer sur le quadrant II et d'éliminer simultanément de nombreuses activités de I et III, et d'ignorer le quatrième trimestre.

Important

Chronologie : trimestre I

Il contient à la fois des questions importantes et urgentes. C'est la "gestion de crise" - des activités d'importance stratégique et des questions urgentes. Dans ce quartier, nous travaillons, utilisons nos connaissances pour réagir à de nombreuses situations et relever des défis. Nous ne pouvons pas négliger ces questions.

Chronologie : trimestre II

Couvre des sujets importants mais pas urgents. C'est un quartier "haut de gamme" dans lequel on se gère : on fait des projets à long terme, on anticipe les problèmes et on les prévient, on développe des capacités, on se régénère, on passe du temps avec ses proches. Plus nous passons de temps dans ce trimestre, plus il augmentenotre capacité à agir. Négliger les activités qu'il contient élargit le quadrant I, qui finit par nous consumer, provoque du stress et de l'épuisement.

Chronologie : quadrant III

Il contient des questions urgentes, mais pas importantes. C'est un quart d'illusion, car le buzz autour de ce qui est urgent peut créer une illusion d'importance. Dans ce quadrant, nous effectuons des actions qui sont actuelles, mais importantes pour quelqu'un d'autre, nous répondons aux attentes des autres, pensant que nous sommes dans le quadrant I.

Chronologie : quadrant IV

Ce ne sont pas des questions urgentes et sans importance. En minimisant le temps passé dans ce trimestre, nous gagnerons du temps pour des choses vraiment importantes.

HORAIRE
IMPORTANT

URGENT

  • situations de crise;
  • affaires urgentes ;
  • tâches avec la date de mise en œuvre, réunion, préparation des réunions.

URGENT

  • préparation;
  • spécifiez la valeur;
  • planification;
  • établissement de relations ;
  • loisirs réels;
  • confier la responsabilité.
INVALIDE
  • certains téléphones ;
  • quelques lettres, rapports;
  • certaines réunions;
  • les questions urgentes les plus proches ;
  • beaucoup d'activités normales
  • vie quotidienne, activités régulières;
  • correspondance non contraignante ;
  • certains téléphones ;
  • perte de temps ;
  • plaisir;
  • regarder la télévision trop longtemps.

1. Planification efficace : réfléchissez à votre vision et à votre mission

Lorsque vous commencez à planifier vos activités, pensez à ce qui est le plus important dans votre vie. Pensez à votre vision, à ce que vous aimeriez faire, aux règles que vous suivez (boussole !). Aussi lointain que cela puisse paraître, il est extrêmement important car vos croyances influencent les objectifs que vous vous fixez, les décisions que vous prenez et la façon dont vous passez votre temps.

La ré-inflexion sur sa propre mission est une condition essentielle pour agir selon ce qui est important, car elle a une forte influence sur la mise en œuvre du reste des activités assignées au trimestre II. Si votre credo de vie est le développement personnel, être en famille, découvrir la valeur de la vie ou de l'activité sociale, alors en y revenant de temps en temps, vous ferez graver dans votre mémoire les choses les plus importantes. La mission créera un cadre dans lequel vous prendrez des décisions lors des prochaines étapes de planification.

2. Planification efficace : définissez vos rôles

Les rôles sont des symboles de devoirs, de relations avec les gens, d'activités au profit de la société. Leur définition claire créeune structure naturelle qui nous permet de garder notre équilibre. Les rôles que vous jouez sont basés sur votre mission. Énumérez vos rôles sur une feuille de papier (par exemple, épouse, mère, étudiante, gérante, directrice, membre d'un club de sport). La recherche montre qu'apparaître dans plus de sept est inefficace, alors essayez, par exemple, de combiner certaines fonctions. Identifier les rôles de la vie vous aide à voir la vie dans son ensemble - vous pouvez voir que ce n'est pas seulement le travail ou la famille, mais tous ensemble. Au fur et à mesure que vous décrivez vos rôles, vous remarquerez des sujets "importants mais pas urgents" (Quartier II) qui sont généralement ignorés. En plus des rôles, ajoutez "l'affûtage de la scie" à l'horaire hebdomadaire. C'est l'énergie que nous devrions consacrer au perfectionnement de nos compétences dans les quatre dimensions fondamentales de la vie - physique, sociale, intellectuelle et spirituelle. Absorbé par le « sciage » (obtenir des résultats), on oublie « d'aiguiser la scie » (maintenir ou développer la capacité à obtenir des résultats dans le futur). Si, par exemple, nous ne faisons pas de sport (sphère physique), nous ne développons pas de connaissances (sphère sociale), nous ne suivons pas les dernières évolutions de notre industrie (sphère intellectuelle) ou nous ne savons pas ce qui est important pour nous dans vie (sphère spirituelle), on peut « émousser » par déséquilibre.

3. Planification efficace : fixez des objectifs pour chaque rôle

Pensez à la chose la plus importante que vous puissiez faire dans chaque rôle cette semaine pour obtenir des résultats positifs. Qu'est-ce qui est essentiel, par exemple en tant qu'épouse, mari, parent, employé ? Lorsque vous recherchez des activités, utilisez une boussole, pas une montre, et concentrez-vous sur ce qui est important, pas urgent. Cela peut être, par exemple, un rendez-vous avec un mari, plus de temps pour un enfant, la collecte d'informations sur un cours de lecture rapide, la méditation. Fixez-vous un ou deux objectifs pour chaque rôle.

4. Planification efficace : apprenez à prendre des décisions

Afin de traduire les objectifs du Trimestre II en un plan d'action, vous devez apprendre à prendre les bonnes décisions tout au long de la semaine. Nous essayons souvent de trouver du temps pour des activités « importantes » dans les quartiers I et III, qui sont déjà pleins d'activités. On se jette d'une affaire à l'autre, on la confie à quelqu'un d'autre, on la reporte, en espérant trouver du temps pour les choses les plus importantes. Mais - comme l'écrit Stephen R. Covey - "[…] le but n'est pas de hiérarchiser les plans, mais de planifier les priorités." Imaginez un bocal large dans lequel vous mettez de grosses pierres. Même si le pot est rempli de pierres, il n'est pas plein, vous pouvez saupoudrer de gravier dans les interstices. Mais la vérité est que le pot n'est toujours pas plein - vous pouvez ajouter du sable et enfin ajouter un peu plus d'eau. Nos cibles au trimestre II sont les "grosses pierres". Si nous nous occupons d'abord d'autres choses - l'eau,du sable et du gravier, et puis on veut mettre des grosses pierres dans le plan, nos tentatives s'avéreront vaines. Mais si nous savons quelles choses sont de grosses pierres et que nous les installons avant tout le monde, nous verrons tout ce que nous pouvons accomplir et combien d'eau, de sable et de gravier il y a dans les espaces vides. Nous réaliserons ce que nous considérons comme important, et en même temps nous "ajusterons" les autres activités en conséquence.

5. Planification efficace : organiser chaque jour

Vos tâches quotidiennes consistent à faire les choses les plus importantes en premier, malgré les circonstances imprévues et les défis de la journée. Parfois vous parviendrez à mettre en place un plan, d'autres fois il faudra le modifier, mais au moment de prendre des décisions, fiez-vous aux indications de votre boussole interne. Pour mettre les choses les plus importantes en premier, le matin :

IMAGINE LE DÉROULEMENT DE LA JOURNÉE- revoir le planning hebdomadaire, trouver sa position, visualiser cette journée dans le contexte de 7 jours. Cela vous aidera à réagir de manière appropriée aux situations inattendues.

ÉTABLISSEZ DES PRIORITÉS- marquez vos actions avec les symboles des trimestres I et II - grâce à cela, vous serez sûr que les questions du trimestre III ne rentrent pas dans votre emploi du temps. Si une hiérarchisation supplémentaire est nécessaire, marquez les activités des trimestres I et II plus en détail (par exemple avec un cercle).

DÉFINIR LE TEMPS ET L'HEURE DE LA TÂCHE- séparer ceux qui peuvent être effectués à tout moment de la journée. Notez également les limites de temps pour des activités spécifiques.

6. Planification efficace : évaluez votre efficacité

À la fin de la semaine, réfléchissez aux objectifs que vous avez atteints, aux défis auxquels vous avez été confrontés, aux décisions à prendre et si vous avez fait un choix, les choses les plus importantes sont passées en premier. Le résumé hebdomadaire vous aide à éviter de répéter les mêmes erreurs, il vous permet d'être plus efficace dans les semaines suivantes.

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Psychologie